Basketbal Vereniging Mapleleaves

Introductie

Dit is het VOG-beleid van Basketbal Vereniging Mapleleaves. Binnen de Basketbal sport hechten we waarde aan een veilige en integere sportomgeving. Hiervoor nemen we diverse preventieve maatregelen. Een van deze maatregelen is het inzetten van VOG’s. Ook NOC*NSF, het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de sportbonden, zien de VOG als belangrijk onderdeel van een preventieve aanpak van integriteit.

De VOG is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie, waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijv. het verkrijgen van een nieuwe baan of het werken met jongeren en kwetsbare groepen bij een sportclub. De VOG is één van de middelen om een veilige werkomgeving te bieden of bij te dragen aan een veilige sportclub, naast bijv. voorlichting, bewustwording, duidelijke meldstructuren en referentiechecks. Een VOG is daarom niet het enige middel.

Het inzetten van een VOG geeft meer zekerheid over het verleden van (nieuwe) bestuursleden, vrijwilligers, trainers, coaches, begeleiders, commissieleden, juryleden etc. en het vermindert de kans dat personen, die eerder in de fout zijn gegaan, een functie bij ons kunnen uitoefenen. Zo laten we zien dat we de veiligheid van iedereen op onze club serieus nemen. Voor een overzicht voor welke functie een VOG gewenst of niet noodzakelijk is, zie bijlage 1 rol vrijwilliger.

Dit beleidsstuk van Basketbal Vereniging Mapleleaves gaat over het VOG beleid binnen de club en is vastgesteld door het bestuur van de vereniging. Het beleid is geldend per 01-01-2025.

Randvoorwaarden

Het VOG-beleid van Basketbal Vereniging Mapleleaves voldoet aan de volgende randvoorwaarden rondom de aanvraag, registratie en monitoring van VOG’s:

Informatieverplichting: We informeren (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers over het aanvragen van een VOG, zodat zij kunnen beslissen of ze de informatie willen verstrekken. Dit wordt vermeld in wervingsteksten en kennismakingsgesprekken.

Doelmatig en met een legitieme reden: We maken alleen gebruik van screening door middel van VOG’s wanneer we er als Basketbal Vereniging Mapleleaves een gerechtvaardigd belang bij hebben. We gebruiken de gegevens uit de screening uitsluitend ter onderbouwing van het besluit of iemand wel/niet een bepaalde

functie kan uitoefenen, en we gebruiken de gegevens niet voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen.

Dataminimalisatie: We bewaren geen (kopieën van) papieren of digitale VOG’s, maar uitsluitend de volgende registratie: naam en functie, datum van afgifte VOG, aanvraagcode, en dat er een echtheidscheck heeft plaatsgevonden, incl. door wie en op welke datum (dit wordt verder uitgewerkt in de bijlage ‘Werkinstructie aanvraag VOG’s).

Codes screeningsprofiel per functie

Bij het aanvragen van VOG’s hanteren we het overzicht van functies en bijbehorende screeningsprofielen (met de codes en uitleg zoals opgesteld door Justis) in bijlage 2. Bij dit overzicht is per functie afgewogen welke screeningsprofielen noodzakelijk en proportioneel zijn. Als we in individuele gevallen besluiten af te wijken van dit overzicht, wordt dit schriftelijk onderbouwd en vastgelegd. Dit doen we om te voldoen aan de AVG.

Uitwerking beleid VOG

Als Basketbal Vereniging Mapleleaves stellen we een VOG verplicht voor personen die vrijwillig in functie zijn en waarbij wij een hoger risico op mogelijke integriteitsschendingen zien (zie bijlage 1 en 2). Dat zijn:

Bestuursleden.

Vertrouwenscontactpersonen.

Personen werkzaam met sporters: trainers, coaches, (para-)medische begeleiders, diëtisten en voedingsdeskundigen.

Scheidsrechters, arbiters, wedstrijdofficials en juryleden (directe wedstrijdinvloed).

Leden van commissies en werkgroepen: tuchtcommissie, jeugdcommissie, feestcommissie, technische commissie, etc.

Overige personen die direct werken met minderjarigen en/of kwetsbare personen.

Overige personen die direct werken in een machtspositie (waar anderen afhankelijk zijn).

 

Voorafgaand aan start werkzaamheden

De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden verstrekt te worden. Het ontvangen van een VOG is een expliciete voorwaarde voor het tot stand komen van een samenwerking en/of vrijwilligersrol. Als er geen VOG aangeleverd kan worden, is samenwerken niet mogelijk.

Elke 3 jaar herhaling

Als Basketbal Vereniging Mapleleaves vinden we het belangrijk om de veiligheid en integriteit in onze organisatie continu te kunnen waarborgen. Daarom hanteren we voor de VOG een geldigheid van 3 jaar, waarna de VOG opnieuw getoond dient te worden. Het is de verantwoordelijkheid van Basketbal Vereniging Mapleleaves om na 3 jaar opnieuw om een geldige VOG te vragen.

Deelname regeling Gratis VOG

Voor alle (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers in onbetaalde functies, die werken met jongeren en/of kwetsbare groepen en waarvoor wij een VOG verplicht stellen (zie punt 4), kunnen we als Basketbal Vereniging Mapleleaves gebruik maken van onze toelating tot de Regeling Gratis VOG. Met deze toelating kunnen we VOG’s gratis aanvragen. Vanuit Basketbal Vereniging Mapleleaves wordt de aanvraag voor een VOG ingediend waarna de betreffende persoon de aanvraag zelfstandig afrond en de VOG toont (zie punt 2 randvoorwaarden dataminimalisatie). De jaarlijkse kosten voor toelating tot de Regeling Gratis VOG (de hiervoor noodzakelijke e-Herkenning) zijn voor Basketbal Vereniging Mapleleaves. Deze kosten worden opgenomen in onze begroting.

Toelichting: Ben je als sportclub nog niet toegelaten tot de Regeling Gratis VOG, kun je je aanmelden bij www.gratisvog.nl. Vervolgens beslist het CIBG binnen 8 weken of je toegelaten wordt tot de regeling. Na toelating heeft de inschrijving een geldigheidsduur van 5 jaar. Op basis van de Regeling Gratis VOG zullen kosteloos VOG’s aangevraagd worden voor (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers van Basketbal Vereniging Mapleleaves die werken met jongeren en/of kwetsbare personen.

VOG op papier of digitaal

Justis kan een VOG op papier of een digitale versie verstrekken. De (nieuwe) bestuurder of vrijwilliger mag hier zelf uit kiezen.

Bij een papieren VOG ontvangen aanvragers de VOG per post en dienen deze voor een echtheidscontrole te tonen (zie punt 2 randvoorwaarden dataminimalisatie). Bij Basketbal Vereniging Mapleleaves controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat en controleren we de echtheid. Na controle neemt de eigenaar van de VOG deze weer mee.

Bij een digitale VOG ontvangen aanvragers de VOG in de Berichtenbox van MijnOverheid en kunnen deze vervolgens per e-mail doorsturen. Bij Basketbal Vereniging Mapleleaves controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat, en controleren we de echtheid via www.validatie.nl. Na controle wordt de digitale VOG vernietigd.

Hoe houd je dan bij wie een VOG heeft?

Om bij te houden of iemand een VOG heeft, kan met een namenlijst gewerkt worden waar eenvoudig met een vinkje achter een naam aangegeven wordt dat de vrijwilliger de VOG heeft laten zien. De organisatie moet er wel op letten dat de vrijwilliger de originele VOG laat zien en niet een kopie, omdat een kopie van een VOG geen geldigheid heeft. Dergelijke lijsten met persoonsgegevens moeten wel veilig bewaard

worden op plaatsen waar alleen de personen die het aangaat toegang toe hebben. Dat betekent dat de sportclub in het beleid op dient te nemen waarom het nodig is dat vrijwilligers een VOG laten zien, hoe die persoonsgegeven bewaard

worden en wie toegang hebben tot die informatie. Dat is vergelijkbaar met hoe sportclubs met hun ledenbestand moeten omgaan.

Geen VOG (meer)?

Wanneer iemand geen VOG (meer) kan of wil tonen, wordt de samenwerking niet aangegaan. Ook kan het aanleiding geven om een lopende samenwerking te heroverwegen. Hierbij kan dit ook leiden tot aanpassing van de beoogde functie en/of activiteiten.

Bijlage: Overzicht functies en bijbehorende screeningsprofielen

Bestuursleden algemeen Bijvoorbeeld beleid, financiën, communicatie, competitie, integriteit

11 Bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen. 12 Met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan. 13 Kennis van veiligheidssystemen, controlemechanismen en verificatieprocessen (indien van toepassing). 21 Omgang contante en/of girale gelden en/of (digitale) waardepapieren (indien van toepassing). 22 Budgetbevoegdheid hebben (indien van toepassing). 71 Personen die vanuit hun functie mensen en/of organisatie (of een deel ervan) aansturen. 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen. 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen.

Vrijwilligers werkzaam met sporters Bijvoorbeeld trainers, coaches, fysiotherapeuten, artsen

21 Omgang contante en/of girale gelden en/of (digitale) waardepapieren (indien van toepassing). 22 Budgetbevoegdheid hebben (indien van toepassing). 63 (Rijdend) vervoer waarbij personen worden vervoerd (van toepassing bij wekelijks rijden) 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen (indien van toepassing). 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen (indien van toepassing).

Scheidsrechters van de sportbond Vrijwilligers en professionals

11 Bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen. 12 Met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan. 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen (indien van toepassing). 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen (indien van toepassing).

Leden commissies en werkgroepen Bijvoorbeeld wedstrijdtucht, algemeen tuchtrecht, onderzoekscommissies

11 Bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen. 12 Met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan. 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen. 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen.